MAMK kehitti yleiskäyttöisen sähköisen arkiston

Copyright: MAMK

Kuntien rajat muuttuvat vauhdilla lähivuosina. Miten käy historiaan siirtyvien kuntien arkistoille? Sitä lähdettiin tutkimaan Mikkelin ammattikorkeakoulussa, kun Jäppilä, Virtasalmi ja Pieksämäen maalaiskunta yhdistyivät 2004 alussa. Kunda-hankkeessa on syntynyt kunnille malleja arkistoida digitaalista ja paperiaineistoa mahdollisimman tehokkaasti.

Maassa on tällä hetkellä vielä 430 kuntaa, 200 kuntayhtymää, 630 kunnallista arkistoa, 630 sähköistä arkistoa. On myös 630 suunnitelmaa siitä, miten arkistoaineistot parhaiten säilyisivät vuosikymmeniä ja jopa satoja vuosia jälkipolville. Pieksänmaan kunnan synty tarjosi Mikkelin ammattikorkeakoulun Kunda-hankkeelle hyvän lähtökohdan tutkia, mitä arkistoille pitäisi tehdä ja mitä arkistoista kannattaa siirtää sähköiseen muotoon eli digitoida.

Lähtökohtana oli, että kolmen kunnan arkistot jätettiin hajalleen alkuperäisiin paikkoihinsa. Virtasalmen arkistojen 187 hyllymetriä digitoidaan kaikkineen. Jäppilän arkistohyllyt jätetään ennalleen ja Pieksämäen maalaiskunnan arkistoida digitoidaan teknisen puolen aineistot. Paperimuodossa olevien asiakirjojen muuttaminen digitaalisiksi ei sinänsä ole hidasta hommaa. Mikäli asiakirjoissa ei ole niittejä, ne hulautetaan asiakirjaskannereiden läpi 500 sivua kerrallaan. Yhden sivun digitointiin menee 0,3 sekuntia. Suurempi homma onkin sitten lajitella asiakirjat ja varustaa asiakirjat niin perusteellisilla hakutiedoilla eli metatiedoilla, että hamassa tulevaisuudessa etsimänsä tiedot löytää henkilö, jolla ei ole aavistustakaan nykyisistä kunta- tai hallintorakenteista. Projektipäällikkö Osmo Palonen pitää digitointiakin tärkeämpänä, että kunnissa syntyy sähköistä aineistoa ja niin päästään siirtymään pelkkään sähköiseen säilytykseen.


Kundassa on tutkittu, mitä etua digitoinnista on ja mitä se maksaa
Sähköisessä arkistoinnissa on oltava vyö ja henkselit


Keväästä asti digitoiduista arkistoaineistoista ei vielä ole liiemmin käyttäjäkokemuksia. Siinä kun kunnan arkistoista voi käydä tutkimassa mitä tahansa asiakirjoja, sähköisen arkiston rakentamisessa törmätään yksityisyyden suojaan. Aineistosta pitää pystyä lajittelemaan pois henkilötiedoilla varustetut asiakirjat. Se hidastaa digitointia ja sähköisestä arkistosta tulee kahtiajakoinen. Kuntalaiset pääsevät tutkimaan verkossa sähköisen aineiston yleistä osaa, eivät yksityisyyden suojan takia kaikkea aineistoa.


Henkilötiedoilla varustettuja aineistoja ei voida jakaa verkossa


Mikkelin ammattikorkeakoulun digitaalisten arkistohankkeiden väki on kehittänyt maan ainoan yleiskäyttöisen sähköisen arkiston, jossa eri käyttäjiä voidaan palvella ilman vaaraa, että aineisto joutuu vääriin käsiin. Samalla on syntynyt edullisia tapoja massadigitointiin. Papereita voi digitoida vauhdilla, mutta aikaavievää on hakea aineistoille kuvaavia metatietoja.

Osmo Palonen. Copyright: Päivi Kapiainen-Heiskanen
Tutkimme, mitä metatiedot voisivat olla


Palonen uskoo, että sähköisen arkistoinnin myötä edes isoilla kuntayksiköillä ei välttämättä ole omia sähköisiä arkistojaan. Arkistoinnista tulee keskittynyttä, kun tavoitteena on säilyttää aineistot satoja vuosia eheinä ja aitoina niin, että ne voi avata kulloinkin käytössä olevilla työkaluilla. Sähköiset arkistot pyritään myös luomaan niin, että niitä osaa käyttää kuka tahansa kuntalainen tai tutkija.


Sähköisen arkiston käyttäjän ei tarvitse olla ammattilainen


Jos papereiden digitointi on helppoa ja nopeaa, nauha-aineistosta ei voi samaa väittää. MAMK:n väki onkin päätynyt siihen, että ääniaineistot arkistoidaan pakkaamattomina wave-muodossa. Liikkuvan kuvan puolella käytetään mpeg2-formaattia. Hyvälaatuinen digitoitu videoaineisto vie kuitenkin paljon tilaa, eikä niitä siksi kannattane säilyttää tehdä kotitietokoneilla, Palonen arvioi. Toisaalta nyt kuluttajien käyttämät DVD- ja CD-levyt saattavat nekin hävitä pian yleisestä käytöstä. Palonen uskookin, että tarvitaan palvelumalleja, jotka auttavat ihmisiä pitämään liikkuvan kuvan aineistonsa tallessa. Nykysuositusten mukaan alkuperäiset liikkuvan kuvan nauhat pitäisi säilyttää pakkasvarastoissa. Digitointi onkin houkutteleva vaihtoehto, jos haluaa pitää aineistonsa käyttövalmiina.


Uniikkikappaleiden käyttö on aina riskaabelia


Arkistoihmisten päänvaivana on tällä hetkellä, että erilaiset tallennusmuodot ja laitteet tulevat ja menevät vauhdilla. Puhutaan migraatiostrategioista, joiden avulla pitäisi osata ennakoida tulevaa. Migraatiosuunnitelmien avulla yritetään valmistautua siihen, että toimintaympäristön muuttuessa aineistot ja formaatit pystytään muuttamaan toisiksi. Sama näkyy toki kotitalouksissakin, kun kaapeista saattaa löytyä avokelanauhoja, c-kasetteja, dat-nauhoja, minidiscejä, CD-levyjä, VHS- ja miniDV-nauhoja ja DVD-levyjä. Kaikkien käyttö vaatii omat vempaimensa.


Pitää seurata, milloin tekniikoiden tuki loppuu


Mikkelin ammattikorkeakoulun ensimmäiset digitalisoinnin hankkeet alkavat olla loppusuoralla. Hankkeiden yhteisenä tavoitteena on ollut ajatus, että Mikkeliin voi laittaa sähköiset aineistot huoletta säilytykseen ja Mikkelistä voi myös tilata digitointia. Tavoite on saavutettu. Helsingin yliopiston kirjaston Mikrokuvaus- ja konservointilaitos ja Elinkeinoelämän keskusarkisto yhdessä MAMK:n kanssa ovat löytäneet kustannustehokkaita tapoja sähköisen arkistoinnin järjestämiseksi. Samalla Mikkelistä on tulossa vauhdilla sähköisen arkistoinnin ja digitoinnin johtava paikkakunta.


Mikkelistä on tulossa sähköisen arkistoinnin ja digitoinnin johtava paikkakunta


Copyright: MAMK

Vaikka suomalainen tietoyhteiskunta pitää kansallisen perinnön ja arkistojen digitointia ydinkysymyksenä, rahaa ei liiemmin ole varattu. Palonen muistuttaa, että digitointi on työvoimavaltaista ja vaatisi poliittista tahtoa luoda jatkuvuutta kansalliselle digitointiurakalle. Sähköiseen arkistointiin siirtymisen pitäisi kunnissakin näkyä lopulta kustannussäästöinä, kun aineistot voidaan lähettää keskusarkistoon keskitetysti hoidettavaksi eikä tarvitse itse tehdä varmistuksia. Käyttäjä pääsee sitten hakemaan haluamansa asiakirjat Internetin välityksellä.


Rahoitusta tarkasteltaessa Suomi on takapenkillä


Tulevaisuuden kysymyksiäkin on auki. Pelottaako sähköisessä arkistoinnissa, että työpaikat ja tiedot häviävät? Muuttuuko kyky hahmottaa arkistot, kun paperin tuoksu häviää? Missä menee raja siinä, mitä kannattaa digitoida? Mikä on aineistoa, jota kukaan ei todennäköisesti kaipaa? Syntyykö kunnissa huonoja päätöksiä, jos arkistotietoja ei osata etsiä päätöksenteon tueksi? Joka tapauksessa meneillään on arkistojen käytössä historiallinen murros, Palonen muistuttaa. Tulevaisuudessa arkistoon voi mennä menemättä arkistoon ja hakea sieltä tietoa tietämättä paljoakaan arkistoista. Paperin lisäksi arkistoissa on AV-aineistoa. Eikä arkisto kulu käytössä.

Nettiradio Mikaelin arkistosta: